Praca zdalna w umowie — co pracodawca musi, a czego pracownik może żądać

Praca zdalna jest w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 roku. Mimo to w większości firm nadal działa „na słowo honoru” albo na maila sprzed dwóch lat. To ryzyko — dla obu stron, choć z różnych powodów.

⚖ Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 247 ze zm.); rozdział II — Praca zdalna (art. 67¹⁸–67³³ KP), wprowadzony ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240); regulacje weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.

Co pracodawca musi mieć?

1. Regulamin lub porozumienie

Praca zdalna może być wprowadzona na podstawie porozumienia z organizacją związkową (jeśli działa w firmie) lub — przy braku związków — regulaminu ustalonego po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ KP). Dla firm bez związków i bez konieczności tworzenia regulaminu — możliwe jest też porozumienie indywidualne z pracownikiem.

Dokument musi zawierać: zasady wykonywania pracy zdalnej, grupy pracowników objęte możliwością pracy zdalnej, zasady pokrywania kosztów, zasady kontroli, ochronę danych osobowych i bezpieczeństwo informacji.

2. Pokrycie kosztów — obowiązek, nie dobra wola

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały do pracy zdalnej — albo wypłacić ekwiwalent za korzystanie z prywatnego sprzętu lub pokryć inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną (art. 67²⁴ KP). Kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Ustalenie jej zbyt nisko lub nieuiszczanie jej wcale to naruszenie przepisów.

Czego pracownik może żądać?

Pracownik ma prawo wnioskować o pracę zdalną (art. 67¹⁹ KP). Pracodawca może odmówić — ale powinien uzasadnić odmowę w ciągu 7 dni. Są grupy pracowników, którym odmówić nie można bez szczególnie uzasadnionych przyczyn: rodzice dzieci do lat 4, opiekunowie osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, kobiety w ciąży.

Pracownik może też w każdym czasie wnioskować o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do biura — pracodawca powinien to uwzględnić w terminie 30 dni.

Kontrola pracownika w domu — co wolno, czego nie?

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej — ale w zakresie i w formie określonej w regulaminie lub porozumieniu. Kontrola musi się odbywać w porozumieniu z pracownikiem, z poszanowaniem prywatności pracownika i innych osób w jego domu. Kontrola nie może naruszać miru domowego ani prywatności domowników.

Monitoring stały przez kamerę — bez zgody — jest naruszeniem dóbr osobistych. Weryfikacja pracy przez zadania, raporty, dostęp do systemów — dopuszczalna. 

Najczęstsze błędy

Po stronie pracodawcy

  • Brak regulaminu lub porozumienia.
  • Nieopłacanie ekwiwalentu za sprzęt lub brak jakiegokolwiek ekwiwalentu.
  • Brak polityki bezpieczeństwa informacji dla pracy zdalnej.

Po stronie pracownika

  • Niewyegzekwowanie ekwiwalentu (bo „nie chcę robić problemów”).
  • Praca zdalna „na słowo honoru” bez dokumentacji — brak ochrony przy wypadku przy pracy w domu.

Wypadek przy pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy — jeśli nastąpił w czasie i miejscu wykonywania pracy, z przyczyny z nią związanej. Ale żeby mógł być za taki uznany, praca zdalna musi być odpowiednio udokumentowana. Ustna umowa nie wystarczy.

Pomagam pracodawcom wdrożyć pracę zdalną zgodnie z przepisami i pracownikom zrozumieć co im przysługuje.

Jeśli masz pytania po obu stronach — napisz.

Napisz do mnie!

Podobne wpisy